GBT50323-2001 城市建设档案著录规范

中华人民共和国国家标准

城市建设档案著录规范

Code for Urban Construction Archives Description

GB/T 50323-2001

此标准由中华人民共和国建设部主编，并由该部批准，于2001年7月1日起实施。

标准概述

本标准旨在建立健全全国统一的城市建设档案检索体系，提高城市档案管理水平，充分发挥城市建设档案在城市建设和管理工作中的作用。适用于各类城市建设档案的著录工作，但不适用于城建档案目录的组织方法。

术语与符号

术语

• 城建档案：城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的历史记录。
• 建设工程项目：具有独立设计文件，经济上独立核算，行政上独立组织形式的基本建设项目。
• 单项工程：具有独立设计文件，竣工后能独立发挥作用的工程。
• 工程档案：从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动形成的文字、图表、声像等形式的历史记录。
• 案卷：互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
• 城建档案著录：为提取城建档案信息，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
• 城建档案著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项，分为大项、小项和单元。
• 条目：反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。
• 著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
• 档案目录：按一定次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

符号

• 著录用符号：用于区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容的特定符号，见下表：

| 符号 | 用途 | | ---- | ---- | | . | 置于著录大项之前 | | - | 置于并列题名之前 | | / | 置于著录小项之前 | | : | 置于责任者之前 | | @ | 置于附件之前 | | ; | 区分同一著录小项的各著录单元 | | [] | 表示省略的内容 | | () | 表示责任者所属机构名称、真实姓名、职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等 | | ？ | 表示不确定的内容 | | | | 表示时间、档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次 |

基本规定

著录级别与著录详简级次

1. 工程（项目）级著录：对一个工程（项目）的所有档案内容及形式特征进行分析、记录。
2. 案卷级著录：对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。
3. 文件级著录：对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。

著录详简级次

1. 简要级次：仅著录必要项目，包括正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。
2. 详细级次：除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目，包括并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。

著录文字要求

1. 规范化：著录用文字必须规范化。
2. 阿拉伯数字：文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字表示。
3. 其他语言：其他语种档案著录时必须依照其语种文字书写规则。

著录信息源

• 信息来源：著录信息来源于被著录的档案。
• 文件著录：单份文件著录时，主要依据文头、文尾。
• 案卷著录：一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
• 信息不足：当被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。

著录项目

著录项目划分

• 题名与责任者项
• 稿本与文种项
• 密级与保管期限项
• 时间项
• 载体与数量项
• 专业记载项
• 附注与提要项
• 排检与编号项

著录项目细则

1. 题名与责任者项
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